Zeitmanagement im Job: die bewährtesten Methoden

Heute ist ein gutes Zeitmanagement besonders wichtig, um die täglichen Aufgaben gut zu erledigen. Mit Hilfe von Zeitmanagement-Tools kann es gelingen, die vorhandene Zeit möglichst gut zur Erledigung der Arbeit einzusetzen. Effizienz und Produktivität sind die größten Ziele dabei. Welche Strategien gibt es, die tatsächlich funktionieren?

Zeit kann man nicht managen

Der Begriff „Zeitmanagement“ ist oft irreführend. Zeit kann man nicht managen, da Zeit für jeden gleich schnell vergeht. Auch kann Zeit nicht gespart werden, um sie später zu nutzen. Zeit vergeht einfach. Minute für Minute. Bei den Zeitmanagement-Tools geht es darum, die eigene Arbeitsweise zu verbessern, um produktiver zu werden.

Vorteile von Zeitmanagement-Tools

Es stehen unterschiedliche umfangreiche Tools zur Verfügung. Grundsätzlich muss jede Person herausfinden, welche Methode die für sie passende ist. Viele Methoden sind sich im Grundmuster ähnlich und unterscheiden sich nur in bestimmten Ausprägungen. Auch hier geht es darum, zumindest einige dieser Methoden auszuprobieren, Durchhaltevermögen an den Tag zu legen, um nach einiger Zeit die wirklich effizientesten für sich herauszufinden. Bei manchen Methoden muss man sich erst einarbeiten. Doch nach einigen Wochen kann viel Zeit eingespart werden. Folgende Vorteile sind durch den Einsatz der richtigen Methoden zu erzielen:

• Höhere Produktivität
• Reduzierter Stress bei der Arbeit
• Bessere Work-Life-Balance
• Mehr Motivation durch entspannteren Arbeitsablauf

Im Folgenden erklären wir die erfolgreichsten Zeitmanagement-Tools.

Das Eisenhower-Prinzip

Dieses Prinzip geht auf den berühmten Kriegsherren Eisenhower zurück. Dabei werden alle Aufgaben, die zu erledigen sind, in eine Matrix eingetragen und somit priorisiert. Dabei gibt es A, B, C und D-Aufgaben. In den Bereich der A-Aufgaben werden Tätigkeiten eingetragen, die sofort erledigt werden müssen, da sie besonders wichtig und auch dringlich sind. B-Aufgaben hingegen müssen mit einem Termin versehen werden, da sie zwar wichtig, aber nicht so dringlich sind. Im Bereich der C-Aufgaben werden Aufgaben geschrieben, die nicht so wichtig, aber dennoch dringlich sind. Diese können nach Möglichkeit an andere delegiert werden. Die D-Aufgaben sind Aufgaben, die in die Ablage oder in den Papierkorb kommen. Oftmals beschäftigen wir uns mit Aufgaben, für die wir gar nicht zuständig sind. Das sind klassische D-Aufgaben.

Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip geht davon aus, dass wir 80 % der Aufgaben mit 20 % der vorhanden Zeit erledigen können. „Mut zur Lücke“ ist hier der Ansatz. Die Methode hilft dabei, sich auf Aufgaben zu fokussieren, die die größte Auswirkung auf das Ergebnis haben. Das Wichtigste, damit diese Methode funktioniert, ist, die entscheidenden 20 % aus den Aufgaben herauszufinden.

ABC-Analyse

Diese Methode ist ein Instrument, das in der Betriebswirtschaft Anwendung findet. Dabei stellt man sich folgende drei Fragen:

Was sind die A-Kunden des Unternehmens, die den größten Anteil am Unternehmensumsatz haben?

Welche Produkte oder Dienstleistungen haben den höchsten Beitrag zum Unternehmensgewinn?

Welche Rohstoffe verursachen die höchsten Beschaffungs- und Logistikkosten?

Die Kategorien, die man hier für die Priorisierung verwendet, sind die Kategorie A für sehr wichtig, B für durchschnittlich wichtig und C für weniger wichtig. Mit Hilfe dieser Einteilung findet man heraus, welche Aufgaben zuerst zu erledigen sind. Der Vorteil liegt klar in der Fokussierung der Ziele.

Alpen-Methode

Auch diese Methode wird in der Praxis sehr gerne eingesetzt. Dabei stehen die Buchstaben von „Alpen“ für folgende Bereiche:

A = Aufgabe

L = Länge

P = Pufferzeit

E = Entscheidung treffen

N = Nachkontrolle

Die wichtigsten Aufgaben, die man an einem Tag oder auch innerhalb eines bestimmten Zeitraumes schaffen sollte, teilt man mit dieser Methode ein. Der unmittelbare Nutzen besteht darin, dass dies zwar Zeit in der Planung erfordert, aber in der realistischen Abarbeitung der Aufgaben hilft, einen Prozess einzuhalten.

SMART-Methode

Dies ist wohl die bekannteste Methode des Zeitmanagements. Auch hier stehen die Buchstaben von „SMART“ wieder für einen definierten Prozess, der eingehalten werden sollte. Hauptziel ist die Planung von Zielen.

S = spezifisch

M = messbar

A = attraktiv

R = realistisch

T = terminisiert

Psychologischer Effekt: Getting Things Done

Menschen agieren unterschiedlich. Daher ist es auch wichtig herauszufinden, welcher Typ man grundsätzlich bei der Arbeit ist. Es gibt die „Just-in-Time“ Typen, die am besten funktionieren und am effizientes arbeiten, wenn sie zeitlich unter Druck stehen. Andere brauchen To-Do-Listen, die ihnen zeigen, was erledigt wurde oder noch zu erledigen ist.

Unter dem Motto „Getting Things Done“ kann der Workflow positiv beeinflusst werden. Dazu empfiehlt es sich, Tätigkeiten, die nicht viel Zeit in Anspruch nehmen gleich zu Beginn zu erledigen. So hat man bereits in kurzer Zeit ein Erfolgserlebnis, was sich positiv auf die Motivation auswirken kann.

To-Do-Listen

Dem Gehirn helfen Listen in der Regel sehr gut, damit es sich entspannen kann. „Wer schreibt, der bleibt!“, lautet eine bekannte Managementstrategie. Diese hilft auch bei persönlichen Arbeitsweisen. Alles, was aufgeschrieben ist, kann man nicht mehr vergessen. Solange man den Zettel nicht verliert!