Seit der Corona-Pandemie haben Online-Meetings weltweit zugenommen. Heute gehören diese in den meisten Unternehmen zum beruflichen Alltag. Doch nicht immer laufen die Meetings effizient ab. Schon gar nicht zur Zufriedenheit aller Beteiligten. Erfahren Sie hier wertvolle Tipps, wie Online-Meetings effizient ablaufen können.
Online-Meetings ermüden mehr als reale Besprechungen
In realen Besprechungen findet mehr Interaktion statt als in Online-Meetings. Für den Moderator oder Präsentator von Online-Meetings sind diese sehr anstrengend. Es ist schwer zu erkennen, ob das Gesagte auch verstanden wurde oder ob es auf Interesse stößt. Die Köpfe der Teilnehmer sind meistens nur in kleinen Kästchen sichtbar. Die Beurteilung der Stimmung der Anwesenden ist nur schwer möglich.
Führungskräfte bewerten Online-Meetings als herausfordernd
Im Mai 2022 gaben 47 % der befragten Unternehmensentscheider an, dass die Durchführung eines hybriden Meetings für sie herausfordernder ist als die Umsetzung eines Meetings vor Ort. Ein Fünftel der Befragten gab hingegen an, dass es für sie keinen Unterschied zwischen hybriden Meetings oder Meetings vor Ort gebe. Dabei meint hybrid, dass sowohl Personen aus dem Homeoffice digital zugeschaltet sind, als auch Personen vor Ort an einem Meeting teilnehmen.
Herausforderungen von Online-Meetings
Es gibt unterschiedliche Herausforderungen, mit denen Menschen weltweit in Online-Meetings kämpfen. An erster Stelle ist der Mangel an Wissen/Erfahrungen mit virtuellen Meetings und der Technologie zu nennen. Auch das begrenzte Budget für Investitionen in bessere Ausstattungen ist für viele belastend. Viele Führungskräfte geben auch immer wieder bekannt, dass für sie die geringe Teilnahme an Online-Meetings sehr anstrengend ist. Hinzu kommt das oft mangelnde Engagement. Viele hören nur zu und engagieren sich überhaupt nicht.
Was Teilnehmer überhaupt nicht schätzen
Es gibt viele unterschiedliche Themen, Zugänge und Verhaltensweisen, die an den Nerven der Beteiligten nagen. Durch einen unprofessionellen Ablauf des Meetings verrinnt die Zeit, die Effizienz leidet und die Nerven sind oftmals auch angeschlagen. Gründe dafür sind, dass sich Teilnehmer zum Beispiel zu spät in ein Meeting einloggen, nicht vorbereitet sind, nicht wissen, wie man einen Bildschirm teilt. Teilweise sind die Lichtverhältnisse auch sehr schlecht, sodass die Personen nicht wirklich erkannt werden können. Es kommt auch vor, dass jemand gerade etwas Wichtiges sagt und plötzlich die Teilnehmer „verschwinden“, da sie an einem anderen Meeting teilnehmen müssen.
Tipps für einen besseren Umgang
Geeignete Technik muss vorhanden sein. Eine Investition in eine gute Ausstattung zahlt sich auf jeden Fall aus. Geräte müssen über eine gute Bild- und Tonqualität verfügen. Ein Headset verbessert immer wieder die Tonqualität.
Beleuchtung richtig einsetzen, damit Gesichter zu erkennen sind.
Genug Strom: Nichts ist nerviger als ein Stromausfall zum falschen Zeitpunkt – also während des Meetings, daher ist es ratsam, das Notebook auf jeden Fall mit einer Stromquelle zu verbinden.
Klarheit über den Inhalt: Am Anfang des Meetings wird die Agenda vorgestellt und ein Zeitrahmen dazu festgelegt. Es muss allen Teilnehmern klar sein, was das Thema des Meetings ist, welches Ziel erreicht werden sollte und welche Beiträge von den einzelnen Teilnehmern erwünscht sind.
Teilnehmer überlegt einladen: Jene Teilnehmer, die in einem Meeting anwesend sind, sollten auch tatsächlich für dieses notwendig sein.
Vorbereitungszeit einplanen: Meetings sollten bewusst gestartet werden. Der „Veranstalter“ sollte genügend Zeit für einen technischen Check in seine Vorbereitung einbauen und auch alle notwendigen Präsentationen abgespeichert haben.
Keine Störungen: Online-Meetings im Homeoffice werden oft von schreienden Kindern oder Postboten an der Haustüre begleitet. Dies ist unprofessionell und sollte anders organisiert werden.
Hintergrund: Ein Hintergrund kann automatisch eingestellt werden, das führt aber auch dazu, dass die Personen verzerrt wahrgenommen werden, sobald sie sich bewegen. Besser ist ein neutraler Hintergrund oder auch ein Firmenlogo. Ein eigenes Firmenbild kann in den meisten Videokonferenz-Tools ganz einfach hochgeladen werden.
Small Talk zum Starten: Kurze persönliche Fragen können zu Beginn gestellt werden. Zum Beispiel: „Wie ist das Energielevel?“ oder auch „Wie ist die Stimmung?“
Bewusste Körpersprache: Auch bei einem Online-Meeting ist es wichtig zu lachen und den Blick direkt in die Kamera zu richten. Ganz wichtig ist es, den Kopf nicht gesenkt zu halten! Ein gewisser Abstand zur Kamera ist auch auf jeden Fall notwendig.
Mikrofone ausschalten: Wer nicht spricht, sollte darauf achten, dass das jeweilige Mikrofon ausgeschaltet ist. Nebengeräusche im Meeting werden als sehr lästig wahrgenommen.
Zuhören und ausreden lassen! Auch diese Regel ist bei Online-Meetings absolut einzuhalten.
Online-Meetings werden immer selbstverständlicher. Jeder ist dazu angehalten, die Regeln zu befolgen, um einen effizienten und damit produktiven Ablauf zu gewährleisten.
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