Mit Selbstmanagement effizienter werden
Selbstmanagement hilft dabei, die gesetzten Ziele zu erreichen. Störungen und Ablenkungen durch unvorhergesehene Dinge gehören oftmals zum Berufsalltag. Dabei klingelt auch das Telefon ständig, E-Mails erscheinen im Posteingang. Die Stunden vergehen und am Abend ist manchmal wenig von dem, was man sich vorgenommen hat, erledigt. Selbstmanagement und entsprechende Tools helfen, den Tag effizienter und geplanter zu gestalten.
Was versteht man unter Selbstmanagement?
Dabei geht es um das Management der eigenen Organisation. Am besten ist es, sich bereits am Morgen einen Überblick zu verschaffen, welche Aktivitäten tagsüber erledigt werden müssen. Danach gilt es, diese Aufgaben so zu planen, dass es auch möglich ist, diese zu erledigen. Dabei ist es wichtig, Zeit für unvorhergesehenes einzuplanen. Somit ist Selbstmanagement eine Strategie, die hilft, anstehende Arbeiten bewusst zu planen und den Alltag zu strukturieren.
Worin besteht der Unterschied zum Zeitmanagement?
Teilweise werden die Begriffe Zeit- und Selbstmanagement synonym verwendet, doch das ist nicht richtig. Unter Zeitmanagement versteht man die Fähigkeit, die Zeit optimal zu nutzen. Zeit vergeht aber grundsätzlich für alle gleich, egal wie gearbeitet wird. Deshalb gibt es grundsätzlich keinen Einfluss auf die Zeit. Beeinflusst werden kann nur die Arbeitsweise. Daher ist es wichtig, sich auf das Management des Alltags zu konzentrieren, also auf Selbstmanagement.
Vorteile eines guten Selbstmanagements
Der primäre Vorteil eines guten Selbstmanagements liegt darin, dass Aufträge, die dringend und wichtig sind, gut erledigt werden können, Kunden, die wichtig für das Unternehmen sind, also A-Kunden, müssen dabei zum Beispiel nicht unnötig lange auf einen Rückruf oder ein Angebot warten. Selbstmanagement hilft dabei, anfallende Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Interessant dabei ist, dass Arbeitnehmer eine Veränderungsgeschwindigkeit in ihrem Arbeitsfeld wahrgenommen haben. Viele haben das Gefühl, dass alles schneller geworden ist.
Wird wirklich alles immer schneller?
Im Jahr 2022 wurde ein HR-Report von Hay und dem Institut für Beschäftigung und Employability veröffentlicht, in dem 46 % der befragten Unternehmen aus der DACH-Region angaben, eine zunehmende Veränderungsgeschwindigkeit in ihrem Arbeitsfeld zu beobachten. 39 % der Befragten gaben an, eine Zunahme an der Zahl der Projekte wahrzunehmen und 36 % der Befragten gab an, dass zu wenig Personal zur Verfügung steht.
Der Weg zu einem besseren Selbstmanagement
Jeder Mensch arbeitet unterschiedlich. Somit kann auch nicht jede Regel für jeden Betroffenen gleichermaßen gut umgesetzt werden. Doch es gibt Anhaltspunkte, die sich grundsätzlich bewährt haben:
- Ziele setzen: Alle Aufgaben, die in einer Woche erledigt werden müssen, werden aufgeschrieben
- Teilschritte definieren: Wie können die Aufgaben in sinnvolle Teilaufgaben zerlegt werden?
- Priorisieren: Welche Aufgaben sind dringend zu erledigen? Gibt es bestimmte Deadlines, die eingehalten werden müssen?
Die wichtigsten Regel im Selbstmanagement lautet: Verplane maximal 60 % des gesamten Arbeitstages. Diese Vorgehensweise hilft dabei, flexibel zu bleiben und auch kurzfristige Arbeiten erledigen zu können. Der Puffer hilft auch dabei, die Aufgaben gut zu erledigen, selbst wenn sie länger dauern als ursprünglich geplant.
Priorisieren hilft im Selbstmanagement
Aufgaben können nach unterschiedlichen Methoden priorisiert werden:
- ABC-Methode: Hier werden A-Aufgaben als dringend eingeordnet. B-Aufgaben sind weniger dringend und C-Aufgaben sind irrelevant oder können zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden.
- ALPEN-Methode: Dabei wird ein Tagesplan aufgestellt und kleine Aufgaben definiert. A steht für Aufgabe, L für die geplante Länge, P für die einzuplanende Pufferzeit, E für die Priorisierung der Entscheidung und N für mögliche Notizen.
- GTP-Prinzip: Dieses Prinzip beruht auf „Getting Things Done“ und beschreibt die Idee, alle Aufgaben zu sammeln und zu notieren. Damit sollte der Kopf freiwerden. Nichts wird mehr vergessen. Im nächsten Schritt wird auch hier alles in Teilschritte aufgeteilt, die abgearbeitet werden.
- SMART-Methode: Bei dieser Methode werden keine Aufgaben sortiert, sondern Ziele festgelegt. S steht dabei für spezifisch, M für messbar, A für ein attraktiv, R für ein realistisch und T für ein terminisiert.
Bei all der Planung ist es für ein gutes Selbstmanagement auch wichtig, Pausen für sich selbst einzuplanen, in denen man sich erholen kann und eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Stress in der Arbeit sollte unbedingt vermieden werden, da dieser dauerhaft krank macht. Eine gute Planung hilft jedem, den Überblick zu erhalten und effizient zu arbeiten.
