Trennungsgespräche souverän führen
Trennungsgespräche gehören zu den schwierigsten Aufgaben im Management. Eine professionelle Vorbereitung, klare Kommunikation und empathisches Verhalten sind dabei unerlässlich. Die folgenden Tipps helfen Führungskräften, Trennungsgespräche fair und respektvoll zu gestalten.
Optimale Vorbereitung für Trennungsgespräche
Die Gründe für Trennungsgespräche können sehr unterschiedlich sein. Entsprechend sollte der Manager zuerst die Rahmenbedingungen der Trennung festlegen. Wichtig ist dabei, ob Geschäftsführung, Personalabteilung und Betriebsrat beispielsweise einen Sozialplan oder ein Freiwilligenprogramm vereinbart haben. Die Führungskraft muss die Details und eventuelle Spielräume eines Trennungsangebots kennen.
Ein konkretes Beispiel: Wenn ein Unternehmen beschließt, eine ganze Abteilung zu schließen, sollte der Manager wissen, ob ein Sozialplan existiert, der den betroffenen Mitarbeitern alternative Stellen im Unternehmen oder Abfindungen anbietet. Diese Informationen müssen klar kommuniziert werden, damit die betroffenen Mitarbeiter ihre Optionen kennen.
Trennungsgespräche und Verantwortung
Manager sollten sich ihrer Verantwortung bewusst sein und bei Zweifeln Rücksprache mit der eigenen Führungskraft halten, um diese auszuräumen. Es hilft, sich klarzumachen, dass man in einem Kündigungsgespräch als aufrichtig und verantwortungsbewusst wahrgenommen wird. Trennungsgespräche gehören zu den schwersten Aufgaben, sind jedoch notwendig, um den Rest der Arbeitsplätze zu sichern oder sogar zu retten.
Trennungsgespräche mit klarer Botschaft
Kein Small Talk, keine Bewirtung. Der Mitarbeiter könnte die Situation sonst missverstehen und denken, es bestehe die Chance auf Weiterbeschäftigung. Die Kündigungsbotschaft sollte direkt nach der Begrüßung klar und definitiv ausgesprochen werden, beispielsweise so: „Herr Schmidt, da es für Sie in der neuen Struktur keine Funktion mehr gibt, habe ich entschieden, mich von Ihnen zu trennen. Ich will dazu mit Ihnen eine einvernehmliche Lösung erreichen.“ Ich-Formulierungen betonen die Mitverantwortung des Vorgesetzten und stärken die Glaubwürdigkeit.
Ein weiteres Beispiel: In einem Trennungsgespräch könnte die Führungskraft sagen: „Frau Müller, aufgrund der aktuellen Marktsituation und den notwendigen Umstrukturierungen müssen wir leider Ihre Position abbauen. Wir möchten Ihnen jedoch ein Abfindungspaket anbieten, das Ihnen den Übergang erleichtert.“ Solche klaren und eindeutigen Aussagen verhindern Missverständnisse und zeigen gleichzeitig die Bereitschaft, Unterstützung anzubieten.
Nach der Botschaft ist eine Pause wichtig, um die Nachricht ankommen zu lassen. Emotionale Reaktionen sind normal. Die Führungskraft sollte jedoch mitfühlend reagieren: „Ich verstehe, dass Sie geschockt sind.“ Bestimmt, aber empathisch zu bleiben, ist der Schlüssel. Daneben hilft es, die nächsten Schritte aufzuzeigen und das Ziel zu betonen, im Guten auseinanderzugehen: „Wir bieten Ihnen ein attraktives Trennungspaket an, das Sie intensiv prüfen sollten.“
Trennungsgespräche beinhalten auch Unterstützung
Rechtssichere Trennungsgespräche fair und wertschätzend zu führen, gehört zum Handwerkszeug von Führungskräften. Unternehmen sollten ihre Führungskräfte entsprechend schulen, um sicherzustellen, dass sie diese Fähigkeiten besitzen. Dies kann durch Einzelcoachings oder Onlineseminare geschehen. Der Arbeitsmarkt bewegt sich derzeit sehr stark. Viele große Unternehmen strukturieren um. Führungskräfte müssen daher vorbereitet sein und wissen, wie sie Trennungsgespräche professionell und respektvoll führen.
Mögliche Reaktionen im Trennungsgespräch
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vorbereitung auf mögliche Reaktionen des Mitarbeiters. Führungskräfte sollten sich bewusst sein, dass emotionale Reaktionen wie Tränen, Schweigen oder sogar Wutausbrüche auftreten können. Es ist entscheidend, diese Reaktionen empathisch aufzufangen und den betroffenen Mitarbeiter in seiner Situation zu unterstützen. Ein klares Verständnis der nächsten Schritte und das Aufzeigen der Unterstützungsmöglichkeiten, wie etwa ein Outplacement-Programm oder Weiterbildungsangebote, können den Trennungsgesprächen eine konstruktive Richtung geben. Dies zeigt Verantwortungsbewusstsein und auch echte Fürsorge für das Wohlergehen der Mitarbeiter.
Nachbereitung und Reflexion bei Trennungsgespräch
Nach dem Trennungsgespräch ist es wichtig, dass die Führungskraft sich Zeit nimmt, um das Gespräch zu reflektieren und die nächsten Schritte zu planen. Eine Nachbesprechung mit dem Personalmanager oder einem anderen Beteiligten kann helfen, das Geschehen zu verarbeiten und eventuelle Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Zudem sollten Führungskräfte sicherstellen, dass alle administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Trennung ordnungsgemäß erledigt werden, um rechtliche Risiken zu minimieren und einen reibungslosen Übergang für den gekündigten Mitarbeiter zu gewährleisten.
Durch eine sorgfältige Vorbereitung, klare und empathische Kommunikation sowie das Angebot von Unterstützung können Führungskräfte Trennungsgespräche souverän und respektvoll führen.
